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RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: CHI È E COSA FA
Il responsabile conservazione digitale è una figura fondamentale in azienda e nella pubblica amministrazione. A stabilirlo sono le Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Tante le novità, fra queste anche il manuale di conservazione digitale. Scopri chi è il responsabile della conservazione sostitutiva e quali compiti ha. Per approfondire leggi il focus.
Responsabile della conservazione: chi è?
Il responsabile della conservazione digitale è un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. È proprio lui che coordina il sistema di conservazione sia in un’azienda privata sia nella pubblica amministrazione e lo fa in autonomia e con piena responsabilità monitorando tutti i flussi di documenti in entrata e in uscita per garantirne la validità giuridica e probatoria nel tempo attraverso la conservazione.
A tratteggiare le caratteristiche di questa figura sono state le Linee Guida AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che sono ufficialmente attive dal 1° gennaio 2022. Fra le best practice individuate per una corretta conservazione a norma spiccano:
- la necessità di rivolgersi ad un conservatore normato a garanzia che il processo di conservazione sia regolato dagli standard tecnici e tecnologici e dall’attestazione di affidabilità organizzativa, strutturale, fisica, professionale e finanziaria necessaria per le svolgere attività di certificazione definite dall’Agenzia dell’Italia Digitale.
- L’obbligatorietà di identificare al proprio interno la figura del responsabile della conservazione
- L’obbligatorietà di redigere il manuale di conservazione
Il responsabile della conservazione è, dunque, uno dei ruoli individuati nel processo di conservazione.
Responsabile della conservazione: quali sono i suoi compiti?
Il responsabile della conservazione ha numerosi compiti. Dalla definizione delle politiche e dei requisiti funzionali del sistema di conservazione alla gestione del processo di conservazione garantendone nel tempo la conformità alla normativa vigente. E c’è di più:
- Genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione
- Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti al manuale di conservazione
- Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
-Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi
- Adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità e adotta analoghe misure per l’obsolescenza dei formati
- Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione
- Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
- Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento
- Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
- Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione rispettivamente all’archivio centrale dello stato e agli archivi di stato territorialmente competenti
- Predispone il manuale di conservazione digitale e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali e tecnologici rilevanti
Nomina responsabile della conservazione digitale: i requisiti
Il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto solo da una persona fisica che può affidare le sue attività operative a figure delegate o affidare la conservazione dei documenti informatici al responsabile del servizio di conservazione del Conservatore.
In assenza di questa figura interna, è possibile affidare questa mansione ad un soggetto esterno all’organizzazione che sia in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche purché terzo rispetto al conservatore.
- Il responsabile della conservazione deve essere una figura in grado di applicare le regole tecniche a garanzia della forma scritta digitale, in concreto parliamo della firma digitale
- Deve avere una corretta impostazione archivistica dei documenti, in concreto deve conoscere le diverse classi e tipologie documentali
- Deve conoscere il collegamento tra i documenti e deve saper gestire le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione, in concreto deve conoscere i metadati obbligatori per le associazioni logiche dei documenti e la loro ricercabilità.
A cosa serve il manuale di conservazione
Uno dei compiti del responsabile della conservazione è quello di redigere il manuale di conservazione. Questo è un documento informatico che deve illustrare l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi nonché il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.
Nel dettaglio il manuale di conservazione digitale deve riportare:
- I dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione
- La struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione
- La descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione
- La descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento
- La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione
- La modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione
- La descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate
- La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione
- La descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie
- I tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione
- Le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale
- Le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali